> Comment adapter son management du télétravail ?
La réponse est simple : continuer à (bien) manager…mais de manière augmentée !
> Que faut-il augmenter dans son management ?
La Confiance, l’Autonomie, la Présence (à distance), la Collaboration, et le bon usage des Outils technologiques.
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C’est la stratégie gagnante du C A P & C O.
> Comment faire ?
Comme un jeu gagnant des 7 familles, voici une sélection de 7 cartes à jouer.
1. Aller à la rencontre du collaborateur et rechercher les points de difficultés, de démotivation
Un comportement différent d’un collaborateur lors de réunions ? Un changement de ton deux jours de suite dans un fil WhatsApp ?
Il n’en faut pas plus pour que Yannick, Responsable des ventes, aborde le sujet avec son collaborateur. C’est d’autant plus facile qu’il a institué “Le coup de fil pour rien” presque quotidien auprès de ses 10 vendeurs.
2. Simplifier les objectifs, clarifier les priorités… et toute sa communication !
Des mails courts, un sujet par mail, des explications simples…plus facile à dire qu’à faire en réalité !Simplifier sa communication consiste aussi à redoubler de présence et d’échanges sur les vraies priorités, leur donner du sens et faire preuve de pédagogie.
Depuis qu’elle a pris l’habitude de demander régulièrement “A ton avis, pourquoi c’est important ?” ou “Vois-tu à quoi ça sert ?” Elisabeth a un niveau d’engagement plus fort de son équipe de Support client.
3. Multiplier les reconnaissances positives et renforcer la communication positive
La reconnaissance est le premier besoin psychologique de l’être humain au travail. La distance accentue ce besoin. Remercier, souligner un effort, féliciter pour un résultat, manifester son optimisme sont des actes managériaux à renforcer à distance. Le manque de contacts spontanés impose des temps de relation plus qualitatifs. D’autant plus que le sentiment d’efficacité personnelle et la motivation peuvent être affaiblis par “la solitude” du télétravailleur.
Jonathan, responsable d’une équipe de Webdesigners commence sa réunion hebdomadaire avec un tour de positivité où chacun exprime “Ce que j’ai bien réussi cette semaine, ce dont je suis fier…” Parfois, c’est seulement “ce qui va bien aujourd’hui” car il y a toujours quelque chose qui va bien. C’est un choix, non pas de bisounours, mais de dynamique personnelle et collective.
4. Quitter sa posture de manager “qui a la bonne réponse” pour être plus “manager coach” et autonomiser ses collaborateurs
Cela a été le plus difficile pour Claire, dirigeante d’une start-up de 80 personnes, qui vise l’efficacité et la rapidité. Sursollicitée par son équipe, sa vie est devenue infernale en télétravail. Elle a fait de l’autonomie un enjeu majeur de réussite de son collectif.
Claire a cessé de donner certaines informations demandées par des collaborateurs pour les amener à chercher par eux-mêmes. Elle a même pris goût à répondre à une question par une autre question, autrement dit d’aider son interlocuteur à réfléchir.
5. Trouver les bonnes routines sans s’enfermer dans la routine
Le télétravail demande une discipline personnelle. Structurer l’activité et les rituels de son équipe (les réunions d’équipe, briefings, les points individuels …) est aidant, cela a toujours été important, mais c’est vital en télétravail. Mais on n’anime pas une réunion sur site de la même manière qu’à distance. Il faut réapprendre. Et faire un bon usage des outils : stop à l’enchainement des visioconférences toute la journée sous peine de “Zoomificiation” des cerveaux et des corps !
Dans l’équipe d’agents techniques de Théodora, le briefing du lundi matin a lieu à 8.45 en conférence téléphonique, café à la main. C’est un rituel auquel l’équipe est très attachée car il permet de lancer la semaine et s’encourager mutuellement.
6. Aider les collaborateurs à développer des compétences nouvelles
Le télétravail ne convient pas à tout le monde. Il demande des compétences spécifiques. Une étude a identifié les compétences suivantes comme facteurs-clés de réussite plus spécifiques au télétravail : être autonome, comprendre son entreprise, comprendre les besoins d’autrui, se connaître, résoudre des problèmes complexes, identifier des personnes ressources, donner de la visibilité sur son travail et savoir assurer la promotion d’une action réussie.
Agathe a demandé pendant le premier confinement à ses collaborateurs de lui envoyer un mail très court, “Le Flash activité” qui récapitule les actions et résultats de la semaine. Elle a expliqué que c’était un besoin de visibilité, pas un flicage. Elle a aussi expliqué qu’à distance, il était de la responsabilité de chacun de donner de la visibilité sur son activité. Finalement cela s’est imposé comme une bonne pratique que l’équipe a gardée après son départ.
7. Parler du fonctionnement de l’équipe et l’ajuster ensemble
Beaucoup de managers animent des apéros ou “afterworks” virtuels avec plus ou moins de succès pour entretenir une cohésion d’équipe à distance. Or, assurer la cohésion d’une équipe c’est déjà parler de son fonctionnement et l’améliorer collectivement. C’est encore plus vrai à distance où on peut “rester à mariner seul” avec un problème. Discuter de l’organisation personnelle de chacun, des solutions (ingénieusement) bricolées, de la durée des réunions, etc. est à faire régulièrement sous peine de décrochage. Un décrochage d’autant plus compliqué à gérer car mal visible à distance.
Biberonné aux méthodes agiles, Hamed a adapté et généralisé la pratique de “Rétrospectives” avec 2 questions : “Qu’est-ce qui fonctionne bien et qu’il faut continuer ? Qu’est-ce qu’il faut changer ?”
Elodie a proposé à ses 4 comptables de rédiger et partager entre eux une journée type et une semaine type en télétravail. Puis lors d’une réunion, ils ont établi ensemble des “incontournables” que tous font à la même heure…mais pas au même endroit et des “modulables” ce que chacun fait selon son organisation personnelle.
Un dernier atout ?
Savoir se faire aider et se laisser influencer par les pratiques différentes de ses pairs. Le télétravail nécessite des compétences nouvelles chez les collaborateurs et les managers. Tout est à inventer !
A vous de jouer !
Rappelez-vous : En télétravail une distance peut en cacher…deux autres !
- La distance Géographique : c’est l’éloignement physique des membres d’une équipe
- La distance Opérationnelle : c’est le manque de compréhension des activités opérationnelles…des autres.
Il y a distance opérationnelle quand :- il y a difficulté à se représenter l’activité concrète de ses collègues, de son manager ou d’un client.
- un collaborateur a le sentiment de contraintes si spécifiques qu’il se sent éloigné et différent des autres.
- La distance Relationnelle : c’est le sentiment de proximité humaine, cela parle de la qualité relationnelle.
Les besoins relationnels sont propres à chacun, ils demandent au manager une vraie adaptation aux différentes personnalités.
C’est la combinaison de ces 3 distances qui donne aux collaborateurs et managers en télétravail un sentiment plus ou moins diffus d’éloignement et nuit à l’efficience. Le challenge du manager est d’œuvrer au rapprochement en réinventant ses pratiques.