J’ai récemment assisté à une réunion d’équipe tout à fait improductive. Le contexte : le manager a annoncé à son équipe le nouvel objectif commercial, en très forte hausse. S’en est suivi un débat stérile entre les différents commerciaux sur la pertinence de l’objectif, son “atteignabilité”, la conjoncture difficile du marché, le manque de moyens, etc. etc.
La réunion s’est terminée dans une atmosphère d’irritation générale et de frustration.
Niveau de motivation et d’engagement de l’équipe…proche de zéro.
Niveau d’énergie du manager…épuisé !
Je propose ici de partager une méthode d’intelligence collective, les Chapeaux de Bono qui, bien utilisée, permet de mobiliser efficacement un collectif sur un sujet difficile ou à fort enjeu comme un hausse importante d’objectifs, une nouvelle organisation, un projet sensible.
Les Chapeaux de Bono
La force de cette méthode est qu’elle permet de canaliser facilement les émotions, réactions et pensées divergentes et de les transformer en propositions au service du but commun.
Avant de vous présenter le principe et le mode d’emploi de la méthode, je souhaite attirer votre attention sur un élément essentiel à la réussite de la méthode et donc de la réunion : bien délimiter le cadre du travail collectif. En effet, il est important de déjà bien fixer le cadre du travail collectif, c’est-à-dire ce qui relève du champ d’action de l’équipe.
Dans la situation de la réunion commerciale évoquée au début de l’article, le “Quoi”, en l’occurrence le nouvel objectif de chiffre d’affaires, ne faisait pas partie du champ d’action de l’équipe commerciale. C’était celui de la Direction. Par contre, l’équipe commerciale avait toute légitimité et compétences pour définir le “Comment” réaliser cet objectif.
Cela n’avait été assez clairement posé par le manager et très vite la dynamique d’équipe s’est engluée dans un débat d’opinions et critiques sur Quoi (l’objectif en lui-même) au lieu de se focaliser sur Comment faire pour réussir.
Concrètement il s’agissait pour le manager de dire : “Je vais partager l’objectif commercial du trimestre. Celui-ci n’est pas à notre main. Ce qui est à notre main c’est de réfléchir ensemble sur comment nous pouvons le réaliser. C’est ce que je vous propose de faire lors de cette réunion.” et d’enchaîner ensuite avec la méthode des Chapeaux de Bono.
Le principe des Chapeaux de Bono
La méthode consiste à faire travailler un groupe en explorant les 6 angles de vue avec lesquels nous abordons naturellement sur un sujet ou un problème. Les angle de vues sont symbolisés par 6 chapeaux de 6 couleurs différentes :
Le chapeau Blanc : LE FACTUEL
Le chapeau Rouge : L’EMOTIONNEL
Le chapeau Noir : LE PESSIMISME, les risques
Le chapeau Jaune : L’OPTIMISME
Le chapeau Vert : LA CREATIVITE
Le chapeau Bleu : L’ORGANISATION
Le mode d’emploi des Chapeaux de Bono
Après avoir posé le cadre de la réunion, le manager explique le principe de la méthode des 6 chapeaux et commence avec le chapeau Blanc
- Le chapeau Blanc : les informations factuelles
Le manager a préparé un slide ou paperboard avec les toutes données factuelles du sujet. Ici le nouvel objectif à réaliser, l’existant, l’historique, les effectifs, etc… Dans la préparation je recommande également d’afficher 6 feuilles de paperborads sur les murs, 1 feuille par chapeau de couleur de manière à circuler librement d’une feuille à feuille et que tout reste visible pour les participants.
Il présente ces données factuelles et pose la question “Est ce qu’il y a d’autres faits à rajouter ? Des informations manquantes ?” - Le chapeau Rouge : les émotions, les intuitions, les ressentis…
La question est “Quel est votre sentiment, ressenti à la lecture de ces faits ?”
C’est une étape importante qui permet d’exprimer les émotions et éviter la pollution de la réunion par des émotions refoulées. Mon conseil est de préciser que cette étape doit être rapide. Il s’agit de juste de dire son sentiment sans chercher à l’expliquer ni à le justifier. - Le chapeau Noir : les risques, danger, écueils, l’avocat du diable…
La question est : “Quels sont les risques ?”, “Quels écueils possibles ?”
A ce stade, vous pouvez revenir une fois sur le chapeau Vert avec la question “Quelles sont les idées, actions complémentaires que l’on peut mettre en œuvre pour mieux tirer parti des opportunités notées sous le chapeau Jaune, et prévenir les risques notés sous le chapeau Noir ? - Le chapeau Jaune : l’optimisme, les opportunités/bénéfices…
La question est : “Quelles opportunités avons-nous ?”, “Que nous dit notre optimisme ?” - Le chapeau Vert : la créativité, idées d’action, les solutions de rechange…
La question est “Quelles sont les idées, même les plus folles, que pouvons mettre en oeuvre pour réussir à atteindre l’objectif ?” C’est une phase de brainstorming - Le chapeau Bleu : l’organisation, les process
La question est : “Comment est-ce que l’on s’organise pour la mise en œuvre ?”, “Comment est-ce que l’on transforme cela en plan d’action ?” Il s’agit de sélectionner les idées et actions exprimées et d’en faire un plan d’action.
Un dernier conseil important : toute l’équipe prend le même chapeau en même temps !
Je recommande vivement d’animer en demandant à toute l’équipe de passer en même temps “sous le même chapeau”. Une autre approche consiste à demander que ce soit une personne qui prenne un chapeau d’une couleur, une autre celui d’une autre couleur. Pour avoir expérimenté les deux approches et écouté de nombreux retours d’expérience, je conseille vivement de rester dans une dimension collective.
Bonne réunion !
Daniela