L’avez-vous entendu ? L’avez-vous dit ?
Nous savons qu’un participant en ligne et à distance va décrocher au bout de 3 à 4 minutes s’il n’est pas impliqué.
Rappelons cependant que “Impliquer” ne veut pas dire “répondre à une question ou un vote toutes les 5 minutes”.
“Impliquer” veut dire Diversité et Actions. C’est-à-dire, permettre à l’équipe de “jouer” avec le contenu, de le “pratiquer” et de “l’appliquer” en direct. Le dire ne suffit pas ! Le participant a besoin d’identifier le ou les bénéfices de sa participation la réunion pour rester impliqué.
La solution :
Proposer et alterner entre la participation individuelle et la collaboration en ateliers / sous-groupe de travail toutes les 7 minutes env. Le contenu de votre réunion ne changera pas ! En revanche, les participants seront impliqués différemment pour le découvrir, le pratiquer et/ou l’apprécier, pour prendre des décisions et/ou des actions (ou les 2).
En d’autres termes, que vous animiez une réunion virtuelle ou une formation en ligne, la collaboration et l’humain doivent être pris en considération lors de la conception (objectifs, plan, activités, rôles…) pour optimiser la prise de décision les actions et la mémorisation.
D’où l’importance de centrer la conception de vos réunions à distance (virtuelles) autour de la collaboration !
Autres aspects à prendre en considération !
Trop souvent, nous pensons que nos participants à distance prendront leurs dispositions pour optimiser leur participation (environnement, connexion…), que les participants se connecteront à la réunion virtuelle avec un support de prise de notes pour personnaliser et/ou pour renforcer leur participation ! Cà reste à prouver…
N’oubliez pas d’envoyer des travaux préparatoires quelques jours avant votre réunion virtuelle, (compte rendu de réunion précédente à lire, questions préparatoires, recherches à faire, données à collecter…) pour les impliquer régulièrement !
Soignez vos démarrages, démarrez votre réunion en mettant vos participants dans l’action en instaurant un rituel de démarrage ou retour sur une question préparatoire.
Distribuez des rôles : le Gardien du temps (qui gère le respect du timing prévu pour l’ordre du jour), le Scribe (qui prend le relevé des décisions, prépare le compte rendu)
Sollicitez directement les participants (tous les participants) en distribuant le parole et organisez le rebond de parole (“Sébastien, quel est ton avis ? Tu passes la parole à qui ?” vs “Qui veut répondre ?” Vous gagnerez en rythme et en implication attentive.
Utiliser le Chat pour solliciter des réponses et alterner ainsi avec modes de partages des idées
Réagissez aux signaux faibles, rapidement(caméra coupée ou micro désactivé), …
Ritualisez vos conclusions et clôtures, mettez autant d’énergie à bien terminer vos réunions qu’a bien les démarrer.
.
…et surement qu’ainsi vous entendrez “C’est déjà l’heure, j’ai pas vu le temps passer !”
d’après Christophe PEGER