Marre des réunions d’équipe qui se déroulent toujours de la même manière ? Des participants trop passifs ou peu attentifs ? Trop souvent le sentiment de perdre votre temps ?
La réunion d’équipe est un exercice managérial qui s’avère parfois fastidieux. Pourtant c’est indispensable car c’est le principal espace formel de cohésion d’équipe, voire le seul dans certaines d’entreprises. Bien menée elle est aussi vecteur d’engagement et de performance collective.
Je propose de partager des pratiques pour animer autrement vos réunions d’équipe et gagner ainsi en efficacité collective et en plaisir d’être ensemble.
Pas de couteau suisse, ni remède miracle… juste l’envie de partager mes expériences !
La réunion POP
(librement inspirée du SCRUM)
Le SCRUM est une pratique bien connue en gestion de projet Agile.Voici comment vous pouvez l’adapter pour vos réunions d’équipe.
Le mode d’emploi
- La réunion démarre DEBOUT, tous les participants réunis autour d’un paperboard.
- Chaque participant (vous y compris) a 1 à 2mn pour répondre à 4 QUESTIONS :
- Ce que j’ai réalisé/ terminé cette semaine c’est…
- Ma Priorité pour la semaine à venir c’est …
- Les Obstacles/difficultés que je rencontre sont …
- Ma Proposition pour l’ordre du jour de notre réunion d’aujourd’hui, c’est …
- NOTEZ sur le paperboard les réponses aux questions 2/3/4 : Priorités / Obstacles / Propositions
- CHOISIR en équipe les sujets à traiter lors de cette réunion. La sélection peut se faire avec un vote Zen : chacun met en silence une croix sur 2 ou 3 sujets qu’il retient pour la réunion. Quelques possibilités de critères de vote : des sujets qui sont à notre main ; des sujets que l’on peut traiter dans le cadre d’une réunion d’1 heure (principe de réalisme) ; ce qui est important ; ce qui est urgent ; les personnes compétentes et nécessaires à la prise de décision sont bien présentes…
- Si besoin, CONVENIR à quel moment (en dehors cette réunion) et de quelle manière les autres Propositions de sujets ainsi que les Obstacles/difficultés recensés seront travaillés
- TRAITER le ou les sujets retenus. (Vous pouvez bien-sûr vous rassoir…mais il important de rester debout jusqu’à ‘à la sélection des sujets retenus pour la réunion !)
- Terminez votre réunion avec un ROTI (Return On Time Invested).
Comme je ne ferai pas mieux, voici un lien sur un blog qui en parle très bien.
Dès vos premières animations POP de vos réunions, vous goûterez les premiers bénéfices ! Ils sont bien réels et vous les verrez émerger très rapidement.
La réunion POP
- Améliore la collaboration au sein de l’équipe grâce à une meilleure visibilité et compréhension des activités de chacun. En partageant l’information sur l’activité et les priorités de ses collègues, vous n’entendrez plus de remarques du genre “Je n’ai pas la visibilité sur ce que fait Untel” “Il faut améliorer la communication dans l’équipe !” (Eternelle requête, souvent fourre-tout il faut l’avouer…)
- Développe l’autonomie
Une fois que les principes de la réunion sont compris, vous pourrez demander à un membre de l’équipe d’animer la réunion jusqu’à la sélection des sujets puis reprendre la main et/ou proposer que l’animation soit tournante. Vous verrez alors que peu à peu les réunions d’équipes se tiennent, même en votre absence ! L’adage nous le dit : “Un bon manager se reconnait au fonctionnement de son équipe en son absence !” - Booste le dynamisme de la réunion… et de l’équipe !
Etre debout, avoir un temps de parole strictement limité pour répondre aux 4 questions au début de la réunion créent un nouveau dynamisme dans l’équipe…et bousculent les habitudes prises. - Développe l’esprit de synthèse et la capacité à aller à l’essentiel.
C’est le grand bénéfice de la contrainte de temps imposée pour répondre aux 4 questions. - Et installe ainsi une performance collective durable !
Recommandations importantes
- Respectez scrupuleusement la limite de temps donnée au départ.
Utilisez le chronomètre. Quand le temps est écoulé n’hésitez pas à passer la parole au voisin. Ce sera déstabilisant au début pour les participants, mais vous verrez que très vite ils s’adapteront et vous seront reconnaissants de l’efficacité collective et de la productivité nouvelle des réunions. Les premières fois, vous pouvez laisser un temps de réflexion avant le partage des réponses. Par la suite, vous verrez que chacun arrivera en ayant ses sujets en tête. Rien qu’en s’acheminant vers la réunion et connaissant à l’avance les questions qui sont posées, naturellement chacun commencera à y réfléchir avant même le démarrage de la réunion. - Installez la régularité du rituel : important de garder un rythme hebdomadaire ou bimensuel (à vous de calibrer en fonction de votre activité). C’est aussi de la régularité de la pratique que nait l’efficacité.
- et variez quand même les plaisirs … vous avez la bien-sûr la liberté varier les modalités de vos réunions. Alternez avec des réunions plus classiques. A vous de décider et choisir en fonction des sujets et des besoins de votre équipe. L’important est d’avoir plusieurs cordes à son arc.
Et vous comment faites-vous vos réunions d’équipe ?
Une bonne pratique à partager ?